Negócios

Os segredos de como criar um relatório excepcional

Por: Mutant, janeiro 20, 2022

Há quem ache relatórios perda de tempo, burocracia e até chatice, mas eles fazem uma grande diferença em qualquer negócio, pois são documentos fundamentais para acompanhar e melhorar o desempenho.

Por isso, entender como criar um relatório excepcional que facilite sua compreensão e possibilite insights gera impactos práticos, visto que deles surgem aprimoramentos de processos e oportunidades de mercado — e otimizá-los começa por compreender sua importância. Continue a leitura e descubra mais sobre o assunto!

Como os relatórios impactam as empresas?

Administrar um negócio é, basicamente, tomar decisões. Para isso, são necessárias informações completas, com causas, consequências, possibilidades, probabilidades e limitações. Somente com dados concretos será possível fazer escolhas acertadas. Ao visualizar todo o cenário, novas oportunidades são identificadas, e as ameaças ficam claras, permitindo agir de acordo.

Quais são as vantagens de montar relatórios excepcionais?

Tomar uma decisão rápida e eficaz diante da concorrência acirrada e do mercado dinâmico faz toda a diferença nos resultados de uma empresa — não só para o seu crescimento, pois a manutenção do negócio depende disso. Assim, criar relatórios excepcionais agrega diversas vantagens, como:

  • redução de riscos;
  • maior aproveitamento de oportunidades;
  • diminuição de custos;
  • maximização do controle;
  • otimização de processos, aumentando a produtividade;
  • melhoria da comunicação interna e da gestão do conhecimento;
  • desenvolvimento de histórico de dados para comparação;
  • ampliação da percepção de problemas;
  • acompanhamento da experiência do colaborador e clareza na evolução do desempenho mesmo em trabalho remoto;
  • visão das causas dos resultados;
  • criação de cenários;
  • agilidade e precisão das decisões.

Como criar um relatório cada vez melhor?

Tanto apresentações gerenciais como de vendas podem ser otimizadas. A chave disso é conhecer os segredos de como criar um relatório excepcional e implementar essas práticas de maneira contínua. Veja alguns!

Preste atenção na linguagem

Ao pensar em como criar um relatório, comece pela escolha do tom a ser utilizado. Ele influencia na compreensão do texto tanto quanto a complexidade do conteúdo. Para isso, foque a experiência do leitor, analisando como é a pessoa à qual o documento é dirigido e de que modo você deseja que as informações sejam recebidas.

Seja claro e objetivo

Ainda pensando na forma de se comunicar, o ideal é optar por um texto enxuto, escolhendo as informações que realmente têm influência na compreensão do objetivo do texto. Outro aspecto que garante clareza e objetividade é montar um relatório escaneável, isto é, colocar uma ideia em cada frase e organizar cada assunto em seu tópico.

Garanta a organização e a fluidez

Ordenar as ideias e os dados que serão apresentados em uma hierarquia que facilite a leitura, sem criar interrupções, faz um relatório ser excelente. Desse modo, associar um tópico ou informação a outro ocorre naturalmente e de maneira orgânica para o leitor.

Tenha um objetivo

Um dos melhores modos de fazer um relatório ser sucinto sem deixar de ser completo é ter um objetivo claro — e isso não é o mesmo que seu assunto. Trata-se da finalidade do documento, delineando sobre o que se refere. Ele vai nortear a definição das informações relevantes, permitindo uma condução coerente dos tópicos abordados.

Comece pelo macro

Até objetivos bem claros precisam de uma contextualização macro. Introduza o assunto do relatório apresentando informações genéricas que são importantes para a compreensão da abordagem e dos dados específicos, dando uma noção sobre o que segue no documento.

Lance mão das métricas

Outro ponto a considerar na hora de pensar em como criar um relatório são as métricas. No entanto, apenas devem constar aquelas com relevância direta sobre o objetivo.

Chegue a algum lugar

Um relatório completo deve apresentar conclusões, recomendações ou possibilidades para o tomador de decisão. Elas estão ligadas ao objetivo do documento, servindo para encerrar e encadear as informações, bem como para dar base à escolha de quais ações implementar.

Utilize a tecnologia

Quanto mais variáveis apresenta, mais complexo um relatório se torna. Agrupar diversas informações, garantindo confiabilidade e precisão, é difícil. A tecnologia tem oferecido opções para consolidar e controlar dados, por isso utilizá-las facilita e agiliza a elaboração do documento.

O que não pode faltar em relatórios completos?

Considerando a estrutura ideal de um relatório, alguns itens não podem faltar para um documento desse tipo ser considerado completo. Os principais são:

  • título que ofereça informações que possibilitem compreender do que se trata seu conteúdo sem ler na íntegra e que sirvam de guia para acompanhar a evolução do tema em outros relatórios. Nesse sentido, o título deve resumir o que o documento aborda, contendo o período a que se refere e o objetivo de sua criação;
  • contextualização dos aspectos que influenciaram os fatos e as conclusões do relatório. Desde situações incomuns e aspectos incontroláveis até introdução de novas variáveis, tecnologias e ferramentas devem constar nessa parte;
  • dados sólidos para embasar argumentos e conclusões. Além das métricas e dos indicadores mensuráveis, as informações descritivas sobre o assunto devem ter origem em fontes confiáveis. Só assim as decisões tomadas surtirão os efeitos esperados.

Quando os relatórios devem ser redigidos?

A periodicidade de um relatório — semanal, mensal, trimestral, semestral ou anual — depende do objetivo dele. O acompanhamento do andamento, para ações corretivas, deve ter uma frequência maior. Já a apuração de resultado deve ser feita conforme o ciclo da atividade da empresa, assim como os de planejamento. Porém, esses devem conter dados de períodos maiores a fim de possibilitar a realização de uma análise comparativa.

Com este conteúdo, você entendeu como criar um relatório excepcional, conhecendo os segredos da realização dessa tarefa que, apesar de parecer burocrática, impacta os negócios com diversas vantagens. As dicas apresentadas são aplicáveis em documentos de gestão e de vendas.

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